在人类文明社会中，档案之所以需要保存并世代流传，就在于档案具备自身特有的价值和作用。概括来说，档案具有凭证价值和参考价值。档案的具体作用表现

1、机关查考凭证

  档案是机关工作活动的记录，又是机关日后开展工作、进行决策的依据材料。档案是机关领导和工作人员了解国家方针政策和上级指示的凭证材料；是总结经验教训，开展今后工作的依据材料；是熟悉情况、制订计划、总结工作、处理问题的参考材料；是机关工作历史的见证材料。充分利用档案，有助于计划和决策的科学化，有助于提高机关工作效率和质量。档案散失不全，“无案可查”，就会给工作带来许多困难

2.生产建设的参考依据

  档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程，以及计划管理和生产技术等方面的信息，都可以作为工农业生产和经济管理的参考材料。经验证明，充分利用档案，对加强科学管理，避免或减少损失，促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。

3.政治斗争的重要工具

  档案中记载了社会、阶级、政治、法律等各方面的情况，这些原始材料，历来都成为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。我国现有的大量档案记载了历代统治者对劳动人民的剥削压迫和劳动人民反抗斗争的情况，这些都可作为对敌斗争的可靠根据和锐利武器。在粉碎“四人帮”后，进行拨乱反正，通过档案查证了许多同志的历史情况，澄清了有关事实，纠正了冤、假、错案。在国际斗争中，档案也是维护我国主权，同霸权主义进行斗争的有力工具。

4.科学研究资料

  无论是自然科学、社会科学还是其他科学的研究，都必须详细地占有材料，而档案正可以为科学研究提供充分可靠的资料。具体说来，档案可从两方面为科学研究提供丰富的历史资料：一方面，过去专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，可为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。自古以来，编史修志都离不开档案。许多历史名著，如《尚书》、《春秋》、《史记》、《汉书》等等，都是利用大量的档案材料编写而成的。

5.宣传教育素材

  档案详实的记载了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹。它既反映了人们同大自然和社会邪恶势力搏斗的胜利，也反映了国家和民族、党和人民的危难与遭遇。其中不仅记有各个历史阶段反动势力的罪恶，也记有各种进步力量可歌可泣的卓绝业绩。档案是历史的真迹，利用档案写回忆录，著书立说，演讲报告，进行文艺创作，举办各种展览，开展各项宣传教育活动，都富有强烈的说服力和感染力。